Vaccin anti-dispersion :

5 réflexes puissants pour rester focus sur vos objectifs
Anti-dispersion

La majorité des entrepreneurs que j’accompagne se retrouvent face à cet obstacle sur leur parcours à un moment donné : le défocus. J’entends par là un vrai problème de dispersion, qui décentre de vos objectifs, et vous fait partir dans tous les sens.

Le problème de la dispersion est double : non seulement elle fait perdre un temps précieux, mais elle génère aussi un stress supplémentaire, en voyant qu’on n’avance pas comme on le souhaite.

Je défie quiconque de rester focus sur ses objectifs sans méthode de travail adaptée, dans notre monde ultra connecté. Les sollicitations sont constantes et les distractions sont facilitées par nos outils numériques, et dans lequel les idées fusent.

Les entrepreneurs peuvent parler d’un manque de discipline, allant même jusqu’à culpabiliser de ne pas avoir été au bout de leur projet. On tombe parfois dans l’auto-diagnostic du TDAH, alors qu’il s’agit bien souvent d’un simple manque de structure (si vous avez un doute, allez consulter, vous aurez le cœur net sur le sujet).

Si vous vous reconnaissez dans cette dispersion constante, soyez rassurés.

Avec une bonne stratégie et un auto-recentrage, vous pourrez rester dans une direction et vous y tenir, pour avancer enfin efficacement. Tout cela s’apprend. Alors comment être plus productif dans une journée ?

Comment cesser de se disperser ? Voici mon process en 5 étapes.

1 – Fonctionner au trimestre avec la méthode des 90 jours

La méthode des 90 jours offre un équilibre idéal entre la stratégie et l’opérationnel. Elle vous permet de cadrer le périmètre de votre travail, d’anticiper sans procrastiner, et de vous consacrer efficacement à vos plus gros projets.

C’est une échelle de temps qui tranche à la perfection le découpage du travail, entre les objectifs annuels et l’organisation au mois :

      • Sur une échelle de temps mensuelle, le délai trop court ne vous garantit pas d’achever correctement vos plus gros objectifs sans pression, et la pression sur des délais courts peut vous donner l’impression d’étouffer et de courir en permanence.
      • La vision annuelle, quant à elle, est trop lointaine pour votre cerveau. Elle est indispensable pour se projeter et ancrer nos ambitions, mais il est impossible de s’en contenter quand on veut dérouler efficacement en phase d’exécution. Les objectifs annuels sont trop lointains pour être connectés à la réalité du terrain, et rattachés à nos opérations du quotidien. Avoir des objectifs annuels est donc super, mais généralement, on limite ces objectifs à quelques KPI financiers ou quelques chiffres symboliques.

Pour avancer efficacement par la suite, l’échelle trimestrielle est vraiment la meilleure. Et ce n’est pas pour rien que les meilleures entreprises découpent leurs objectifs opérationnels au trimestre.

Pourquoi la méthode des 90 jours se distingue des hacks de productivité “cheap” qu’on voit partout ?

Tout simplement, parce qu’au lieu de se demander en priorité “comment faire”, on prend déjà vraiment le temps de se demander “quoi faire”, et cela nous permet de trier l’essentiel du superflu. La méthode des 90 jours consiste à définir un objectif principal à 90 jours, qui nous aidera à orienter tout le reste de nos actions du trimestre.

Le “comment faire” ne viendra que dans un second temps, et ici, j’adore travailler en mettant au point des OKR simplifié, “à la sauce Flo”.

2 – Mettre à plat ses OKR

Une fois votre objectif à 90 jours établi, découpez-le en OKR (Objectives Key Results).

Les OKR sont une solution pour maintenir le cap vers votre objectif trimestriel sans jamais le perdre de vue.

On distingue deux parties claires dans les OKR :

  • Les objectifs (le “quoi” : qu’est-ce que je fais ce trimestre, en priorité ?)
  • Les résultats-clés (le “comment” : comment saurais-je que j’ai atteint cet objectif, et quelle est la route pour y aller ?)

Etoile du Nord et découpage en sous-objectifs

On le rappelle, la méthode des 90 jours consiste à définir un objectif principal à 90 jours, qui nous aidera à orienter tout le reste de nos actions du trimestre.

La première étape est donc de définir cet objectif principal, qu’on appelle “l’Étoile du Nord”. On peut ensuite affecter des résultats-clés à cette Etoile du Nord, pour être au clair avec les grandes étapes principales à valider pour réaliser cet objectif.

Note :
L’Etoile du Nord ne représente PAS un objectif de chiffre d’affaires. Elle est toujours beaucoup plus précise que cela, et doit aider à diriger nos actions clairement (car dans l’absolu, on sait déjà qu’on doit réaliser du CA chaque trimestre, donc une étoile du Nord qui définit un objectif de CA ne nous aide pas beaucoup).

Exemple :
Objectif (Etoile du Nord) : Valider le marché sur une nouvelle offre de service

Résultats clés :

  • Réaliser 10 interviews personas
  • Définir les modalités de l’offre (livrables et prix)
  • Vendre cette offre à 3 clients avant décembre

Pour aller plus loin, j’aime découper ensuite mes OKR en les segmentant avec sous-objectifs et résultats-clés qui correspondent aux différents services d’un business (qu’on soit seul ou avec des salariés) :

  1. Marketing/communication (création de contenu : réseaux sociaux,articles de blog, podcast, site internet…)
  2. Commerce (création de partenariat, networking, prospection, etc)
  3. Opérations (tout le reste, qui concerne vraiment le cœur de métier et les actions du quotidien)

Une fois vos OKR déterminés, pour les atteindre, vous leur assignez une liste de tâches à accomplir.

Sans forcément être rigoriste dans l’utilisation de cette méthode, s’en inspirer vous aidera à être focus sur vos objectifs.

En bonus, je vous encourage à célébrer chaque réalisation d’un de vos OKR. L’important étant de conditionner votre cerveau à rester motivé et de conserver une bonne hygiène émotionnelle.

Pour commencer à réaliser vos propres OKR, je vous partage le template sur lequel je pose les miens à chaque début de trimestre.

OKR concrets VS OKR ambitieux

Pour avancer efficacement en vous poussant sans vous décourager, le secret est de trouver le bon dosage entre des OKR concrets et des OKR ambitieux.

Le bon dosage est propre à chacun. D’expérience, je vois qu’un ratio qui tourne autour de 70% d’OKR concrets, et 30% d’OKR ambitieux, donne de plutôt bons résultats chez les personnes que j’accompagne.

Les OKR concrets

Les OKR concrets doivent en principe représenter la majorité de vos OKR.

Ils sont :

  • Réalisables à 100 %.
  • Sous votre contrôle.
  • Impactants pour la réalisation de votre objectif trimestriel.

Exemples :

  • Contacter X personnes par jour
  • Poster X fois par semaine sur LinkedIn
  • Déléguer 3 articles de blog par mois

On est dans le factuel et on sait exactement quoi faire pour y arriver.

Les OKR ambitieux

Ils vous entraînent à viser la lune sans vous faire peur (Vous avez la chanson en tête ?).

  • Ils ne sont pas toujours réalisables à 100 %, car vous n’êtes pas en maîtrise totale du résultat
  • Ils doivent rester atteignables dans une certaine mesure et vous tirer vers le haut.
  • Ils sont, tout comme les OKR concrets, au service de votre objectif principal à 90 jours (l’Etoile du Nord).

Exemples :

  • Faire X milliers de vues par semaine sur LinkedIn
  • Signer X contrats dans le trimestre

On est dans le rêve, on définit vers quoi on veut tendre.

3 – De la to-do list à l’agenda : pour une meilleure gestion du temps

Dans le tourbillon de vos activités professionnelles, une to-do list écrite à la main et traînant sur votre bureau peut vite provoquer une pression inutile.

Pour gérer votre temps comme un vrai pro, privilégiez l’utilisation d’un agenda numérique. Cela peut sembler bête, mais c’est l’outil indispensable pour ne pas vous perdre. Il vous rappelle que le temps est limité et que la priorisation est indispensable.

Google Calendar est un excellent outil, offrant une flexibilité inégalée pour bloquer des plages représentatives du temps de travail et déplacer des blocs horaires d’un jour à l’autre si besoin.

  1. Reprenez vos OKR et leur liste de tâches assignée.
  2. Déterminez une durée à chaque tâche.
  3. Puis reportez ces tâches directement sur votre agenda.

On rappelle que vos OKR sont posés à plat pour le trimestre : vous avez donc le temps d’étaler les tâches associées, et de vous poser pour voir comment vous souhaitez prioriser.
Tout ce qui ne sert pas à l’atteinte de vos objectifs sera reporté.

Quelques garde-fous :

  • Ne négligez pas votre bien-être. Souvent, cet élément passe à la trappe et l’oublier serait contre productif. Il est nécessaire de vous octroyer des temps de plaisir, de sport et de déconnexion. Planifiez-les.
  • Laissez de la place pour les imprévus, qui sont inévitables.
  • Votre agenda n’est pas votre maître, mais votre serviteur. C’est en l’utilisant tous les jours comme on parle à un ami que vous trouverez votre propre système, en prenant l’habitude de repérer immédiatement vos priorités, et en étant à l’aise avec le fait de reporter les tâches moins essentielles.

4 – Créer un environnement favorable au Deep Work

L’environnement peut avoir un impact énorme sur votre capacité à rester concentré.

Rangez votre bureau et vos fichiers

Un bureau en désordre et des dossiers mal rangés vous feront perdre un temps précieux, vous obligeant à passer plusieurs minutes à chercher le bon document, tout en étant détourné par d’autres pensées.

Exemple : si pour atteindre le dossier Moumoute, vous passez par le dossier Tartiflette, je vous laisse imaginer où vos pensées vont vagabonder.

Bloquez vos notifications et réseaux sociaux

Si vous devez utiliser Internet pour la réalisation de votre mission, utilisez des outils de blocage pour certains sites, comme Freedom. Les réseaux sociaux ne pourront plus vous distraire et vous pourrez rester focus sur votre travail.

Fermez vos messageries

Si le mail d’un de vos clients tombe dans votre boite et qu’il vous demande une chose à faire dans l’urgence, cela vous détournera de votre objectif. Dans la majeure partie des cas, l’urgence peut attendre que vous soyez pleinement disponible et efficace pour la traiter.

Mettez votre téléphone en silencieux

S’astreindre à ne plus répondre aux « appels sauvages » qui peuvent interrompre votre flux de travail change la vie. Vous pouvez planifier vos échanges avec vos clients à l’avance et les noter dans votre agenda. Ainsi, les appels entrants ne perturbent plus votre concentration.

Coaching en gestion du stress

5 – Faire la paix avec la recherche d’instantanéité

L’une des principales raisons pour lesquelles les entrepreneurs passent d’un projet à l’autre est l’impatience. Quand les résultats ne tombent pas assez vite, on crie rapidement à l’échec. Cependant, certaines activités demandent de la patience ET de la persévérance.

Faites confiance en votre capacité à mener un projet à terme. Gardez le cap sur vos objectifs, même si cela signifie attendre un peu plus longtemps pour récolter les fruits de votre travail.

En résumé

  1. Déterminez votre objectif à 90 jours et définissez comment l’atteindre.
  2. Pour une stratégie efficiente, choisissez des OKR concrets et ambitieux. Assignez-leur des tâches précises pour les atteindre.
  3. Reportez vos tâches dans votre agenda et priorisez.
  4. Planifiez des plages horaires de deep-work.
  5. Ne recherchez pas l’instantanéité à tout prix.

Notez quand même que ces 5 réflexes sont des pistes pour améliorer votre productivité, mais ils ne peuvent pas résoudre des problèmes médicaux sous-jacents tels qu’un TDAH.
Si malgré ce que vous mettez en place, vos difficultés de concentration persistent, consultez votre médecin. Il est tout à fait possible de bénéficier d’une bonne prise en charge, même à l’âge adulte.